Privacyreglement

 

1. Doel:

Het doel van dit reglement is om een handzame uitwerking te geven van de bepalingen in de wet “Wet Bescherming Persoonsgegevens” (WBP).

2. Bereik:

Dit reglement is van toepassing op het geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van de persoonsgegevens, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin opgenomen te worden. Dit reglement omvat alle locaties en samenwerkingsverbanden die Polikliniek de Blaak heeft.

3. Toepassingsgebied:

Dit Privacyreglement is van toepassing op alle handelingen zoals bij de omschrijving Bereik is omschreven en die plaatsvinden binnen of in naam van Polikliniek de Blaak.

4. Vertegenwoordiging:

Indien betrokkene jonger is dan twaalf jaar treden de ouders die het ouderlijk gezag uitoefenen
dan wel de voogd in plaats van de betrokkene
Hetzelfde geldt voor de betrokkene die de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een
redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders op.
Indien de betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een
redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan treedt, in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:

  • de curator of mentor indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld;
  • de persoonlijk gemachtigde indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt;
  • De echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt;
  • Een kind, broer of zus van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst.

Echter ook indien de betrokkene de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt en wel in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een andere persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger te treden.

De toestemming kan door de betrokkene of zijn vertegenwoordiger te allen tijde worden
ingetrokken.
De persoon, die in plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goede
vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel bij de vervulling van zijn taken te
betrekken.
Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke zijn
verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze vertegenwoordiger,
tenzij die nakoming niet verenigbaar is met de zorg van een goed verantwoordelijke.

5. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking:

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige
wijze verwerkt
Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden
waarvoor ze zijn verkregen.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij
worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zaken dienend en niet
bovenmatig zijn.
De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van
persoonsgegevens. Zijn handelwijze met betrekking tot de werking van de persoonsgegevens en
de verstrekking van gegevens wordt bepaald door dit reglement. De verantwoordelijke is
aansprakelijk voor de eventuele schade van het niet naleven van dit reglement.

6. Verwerking persoonsgegevens (voor zover niet zijnde zorggegevens):

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan:

  • de betrokkene voor verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
  • dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van betrokkene worden verricht en
  • dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
  • dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van betrokkene;
  • dit noodzakelijk is voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak;
  • dit noodzakelijk is met het oog op belang van de verantwoordelijke of van een derde én het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert.

7. Informatieverstrekking aan betrokkene:

Gegevens verkregen bij betrokkene:
Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen deelt de verantwoordelijke voor het moment van verkrijging de betrokkene mede:

  • zijn identiteit;
  • de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.

De betrokkene verstrekt nader informatie voor zover dat, gelet op de aard van de gegevens, de
omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.

 

Gegevens elders verkregen:

Indien de persoonsgegevens niet rechtstreeks bij de betrokkene worden verkregen deelt de
verantwoordelijke de betrokkene op het moment van vastlegging van hem betreffende gegevens, of wanneer de gegevens bestemd zijn voor een derde, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking, tenzij deze reeds daarvan op de hoogte is, de volgende informatie mede

  • zijn identiteit
  • de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd.

De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de
gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt
gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te
waarborgen.
Het bepaalde onder 7.3 is niet van toepassing indien de mededeling van de informatie aan de
betrokkene onmogelijk blijft of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de
verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast.
Het bepaalde onder 7.3 is eveneens niet van toepassing indien de vaststelling of verstrekking bij
of krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval dient de verantwoordelijke de betrokkene op diens verzoek te informeren over het wettelijk voorschrift dat tot de vastlegging of verstrekken van de hem betreffende gegevens heeft geleid.

Indien de verantwoordelijke de betrokkene niet heeft geïnformeerd conform dit artikel, betekent dit dat de persoonsgegevens op een niet behoorlijke en onzorgvuldige wijze zijn verwerkt.

8. Specifieke regels voor verwerking van zorggegevens

Voor verwerking van zorggegevens is uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene vereist,
tenzij het een geval betreft als genoemd in de leden 8.2 of 8.6 of indien verstrekking noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.
Zonder toestemming van de betrokkene kunnen – met inachtneming van het derde lid – door de
verantwoordelijke persoonsgegevens betreffende de gezondheid worden verstrekt aan:

  • hulpverleners, instellingen of voorzieningen voor gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat noodzakelijk is met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene; dan wel met het oog op het beheer van de organisatie van de verantwoordelijke;
  • verzekeraars voor zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico met uitsluiting van lid 8.4 en de betrokkene geen bezwaar heeft maakt, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst.

De persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de
gegevensverwerking de beroepsbeoefenaar die deze gegevens heeft verzameld of diens waarnemer. Voorts hebben toegang tot de gegevensverwerking de verantwoordelijke en bewerker persoonsgegevens voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging dan wel het beheer noodzakelijk is.
Persoonsgegevens betreffende erfelijke eigenschappen mogen alleen worden verstrekt voor
zover deze gegevens uitsluitend betrekking hebben op de betrokkene die deze gegevens heeft
verstrekt.
Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij redelijkerwijs niet herleidbaar zijn,
kan de verantwoordelijke besluiten deze te verstrekken ten behoeve van doeleinden die
verenigbaar zijn met het doel van de gegevensverwerking.
Persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid
en seksuele leven mogen uitsluitend worden verstrekt voor zover dit noodzakelijk is in aanvulling op de verstrekking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid als bedoeld in lid 8.2 van dit artikel.
Persoonsgegevens kunnen alleen dan zonder toestemming van de betrokkene ten behoeve van
wetenschappelijk onderzoek en statistiek worden verstrekt indien:

  • het onderzoek een algemeen belang dient,
  • de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is,
  • het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost en
  • bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet wordt geschaad.

9. recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende
verwerkte gegevens
De gevraagde inzage en of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen
vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.
Een mogelijke beperkingsgrond voor inzage en afschrift kunnen zijn gewichtige belangen van
anderen dan de verzoeker, de verantwoordelijke daaronder begrepen.
Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

10. Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen persoonsgegevens

Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene
afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien
deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen.
De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt
uitgevoerd.
De betrokkene kan verzoeken om verwijdering van op hem betrekking hebbende gegevens.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk
verzoek tot correctie of verwijdering schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een
weigering is met redenen omkleed.
De verantwoordelijke verwijdert de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend
verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, evenals voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

11. Bewaren van gegevens:

De verantwoordelijke stelt vast hoe lang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is:

  • voor medische en zorggegevens in beginsel tien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener casu qou de verantwoordelijke voortvloeit;
  • gegevens in het kader van de wet BOPZ dienen vijf jaar na dato van vervaardiging of beëindiging van behandeling te worden bewaard of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit;
  • gegevens van niet medische aard worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij geanonimiseerd of zover ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.

Indien de bewaartermijn van de zorggegevens is verstreken of de betrokkene doet een verzoek tot verwijdering voor het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische persoonsgegevens verwijderd, zulks binnen een termijn van drie maanden.
Verwijdering blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

12. Melding van een verwerking van gegevens:

Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de
verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt alvorens met de verwerking wordt aangevangen gemeld bij het College Beperking Bescherming
Persoonsgegevens, mits ze niet is vrijgesteld van melding krachtens het Vrijstellingsbesluit.
De niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een
doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt gemeld indien deze is onderworpen
aan voorafgaand onderzoek.

13. Klachten:

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:

  • de verantwoordelijke
  • de binnen Polikliniek de Blaak geldende klachtenregeling voor onafhankelijke klachtenbehandeling
  • het CBP met het verzoek een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de WBP;
  • dan wel gebruik maken van de in hoofdstuk 8 van de WBP neergelegde beroepsmogelijkheden.

14. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement:

Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke.
De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan
betrokkenen.
Dit reglement is per 01 november 2003 in werking getreden en is bij de verantwoordelijke in te
zien.
Desgewenst kan tegen kostprijs een afschrift van dit reglement worden verkregen.

Bijlage 1: Begripsbepalingen

a. Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

b. Zorggegevens: persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening;

c. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

d. Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens;

e. Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens;

f. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

g. Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

h. Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;

i. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

j. Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;

k. Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;

l. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;

m. Het College Bescherming Persoonsgegevens: het CPB heeft tot taak toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens;

n. Klachtencommissie: de commissie ingesteld overeenkomstig de Wet Klachtwet Cliënten Zorgsector.

  1. De hier genoemde categorieën vertegenwoordigers komen overeen met de in de WBGO genoemde categorieën
  2. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De verantwoordelijke is niet aansprakelijk indien hij kan aantonen dat hem aangaande de betreffende onrechtmatigheid niet kan worden toegerekend.
  3. De verantwoordelijke moet ervoor zorgdragen dat de betrokkene voldoende geïnformeerd is alvorens toestemming kan worden gegeven (zg. Informed Consent). De expliciete toestemming hoeft niet schriftelijk te worden gegeven. Toestemming kan ook blijken uit woord of gedrag.
  4. Bijvoorbeeld de gegevensaanlevering in het kader van artikel 22 Wet Ziekenhuisvoorzieningen.
  5. Omdat de verwerking van gegevens wordt gedaan door een zorgverlenende instelling, mag in het algemeen worden aangenomen dat de betrokkene weet of kan weten dat verwerking van gegevens plaatsvindt. Kennisgeving van opname van gegevens aan de individuele betrokkene kan dan achterwege blijven. Volstaan kan worden met een algemene kennisgeving van het bestaan van de verwerking en dit reglement.
  6. Het niet voldoen aan de informatieplicht zal leiden tot een onrechtmatige verwerking Zie ook artikel 5.1.
  7. De uitdrukkelijke toestemming: de betrokkene dient in woord, geschrift of gedrag uitdrukking te hebben gegeven aan zijn wil om toestemming te verlenen aan de hem betreffende gegevensverwerking.
  8. Verwerking van persoonsgegevens betreffende erfelijke eigenschappen met betrekking tot anderen dan degene omtrent wie de gegevens oorspronkelijk zijn verkregen is ook niet toegestaan met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene of enig familielid waarop de gegevens eveneens betrekking hebben.
  9. Onder verwijdering dient men tevens vernietiging te verstaan


youtubefacebooktwitter